「働き方改革」の流れを受けて近年注目を集める「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）」が、本格的な普及期へ入ろうとしている。定型業務の自動化を可能にするツールとして、多くの企業・自治体で導入が拡大する一方、RPAへの過剰な期待から安易に導入することによる問題点も見受けられる。適切かつ長期的にRPAを活用していくために必要なこととは何か、押さえるべきポイントを解説する。（取材・文／谷川耕一）

RPAは過度な期待を越え幻滅期から安定期へ

　調査会社のガートナーではRPAを、「ユーザー・インターフェース（UI）上の操作を認識する技術とワークフローの実行を組み合わせることで、人間が各種アプリケーション上で実行する『手作業』を模倣し、各種アプリケーションを介して、システム間で構造化データを自動的に移動・入力するよう設計されたソフトウェアの総称」と定義している。

　RPAの日本市場が「活性化しているのは間違いない」と、ガートナージャパンの阿部恵史・リサーチ&アドバイザリ部門ITインフラストラクチャ&セキュリティ シニアディレクターアナリストは話す。日本には紙の利用を中心とした業務がまだまだ多く存在する。紙の書類からExcelなどにデータを入力し、そのデータをアプリケーション画面に手作業で転記するといった業務の効率化には、RPAが最適なのである。

　また、企業が働き方改革を目的にコンサルティングなどを受けた結果、RPAの導入に至ることも多い。コンテナやマイクロサービスなどと比べると、RPAは企業のIT部門にとって理解しやすい技術で構成されている。さらに、業務効率化に直接的に結びつく効果もあるため、経営層も導入の判断をしやすい。こうした背景から、日本では一気にRPAの導入が進んでいるのだ。

　新しいテクノロジーの未来を予測するガートナーの「ハイプ・サイクル」においても「RPAは2018年時点ですでに『過度な期待』のピーク期にあり、早くも幻滅期に入りつつある。RPAのハイプ・サイクルが進む速度は、他のテクノロジーよりもかなり速いのが特徴だ」と阿部氏は指摘。過度な期待の時期は越えたものの、RPA市場は今後も順調に拡大するとみられる。そして速いペースで幻滅期から安定期に移行することで、今後は実績があり導入メリットを明確化できるツールが採用される。つまり、増加傾向にあるRPAベンダーも、今後は徐々に淘汰され絞り込まれることになりそうだ。
 
導入効果が得られやすいRPAの懸念点

　業務効率化に有効なツールとして有望視されているRPAだが、いくつか懸念事項もある。一つが、レガシーなITシステムの安易な延命措置になることだ。本来であれば新たな連携ニーズなどを満たすため、システムを改修し置き換えたほうが良いものもある。しかしそれを改修せずにRPAで容易に連携させることで、結果的に古く使いづらいシステムを使い続けることになってしまう。

　もう一つの懸念は、ロボットがシステム更新の足かせとなることだ。使い勝手を向上させるために、IT部門としてはアプリケーションのUIを更新したい。しかしUIを変えると、RPAのロボットが対応できなくなる。そのため、ロボットを使っている事業部門が、システム更新に反対するのだ。

　さらに、RPAの作成が簡単なため、事業部門でどんどん新たなロボットを作ってしまうことも問題となる。ロボットが増えすぎてガバナンスが効かなくなり、シャドーIT化してしまうからだ。RPAで扱うのが個人情報などの機密データであったり、自動化対象となるシステムがJ-SOX法などの監査対象だったりする場合には大きな問題となりかねない。

　また効果がすぐに得られるため、RPAでの自動化要求がどんどんと高度化し増大する懸念もある。現状、コストや手間がかかり、なかなかデジタル化できていない業務プロセスが企業にはたくさんある。それらを業務部門の要求に応じてRPAでどんどん自動化していけば、ロボットも増えコントロールが難しくなる。さらに業務環境の変化に合わせ適宜ロボットを更新するとなれば、ロボットの運用管理の手間やライセンスコストの増大も考慮しなければならない。

企業としてのRPAによる業務の自動化戦略を立てる

　阿部氏は「企業としての業務の自動化の方針がないままRPAの自動化を増やすと問題が出る。RPAの運用管理を事業部門に任せるのは悪いことではないが、任せっきりはよくない」と言う。企業としてRPAの自動化で何を目指すか、それを明らかにする。その上でRPAを適材適所で活用する。RPAファーストではなく、業務効率化ファーストで考え、適切な方策をとれる体制が必要だと指摘する。

　「メンテナンスに手間のかかるシステム連携を対象にすべきではない」とも阿部氏は話す。また、改変が入ることが分かっているプロセスもRPAには向かない。企業としてRPAでの業務自動化の戦略を立て、それに沿って適用範囲を判断する。

　その際には、RPA推進の責任者を立てることも有効だ。そしてRPAのロボットを作って終わりではなく、定期的にロボットの活用状況を見直す体制も重要となる。

　また、業務の自動化のためのガイドラインや守るべきルールも決める。さらに標準的な自動化の手順書も作成すると良い。その上である事業部門で上手くいった自動化の情報を共有できるような仕組みもあれば、さらに上手くRPAを企業の中で展開できる。

　これまでのIT部門はどちらかといえば事業部門の依頼に応える立場だった。それをRPAの導入を機に、事業部門とIT部門がコラボレーションを行う体制に変える。RPAで作った自動化プロセスは、未来永劫残るものではない。RPAのロボットをいち早く使い倒し、次のステップを考える。そういう方針を立てられれば、RPA導入で失敗することもなくなる。

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