ベネッセコーポレーション
ハイブリッド勤務に対応する　管理ツールを自社開発

　ベネッセコーポレーションは、コロナ禍に対応した従業員の働き方管理のために、自社でシステムを開発した。同社はもともと女性の従業員やスタッフが多い職場で、子育てや介護に対応したスーパーフレックス制度、在宅勤務制度などの導入をいち早く実施してきた。

　「他社に比べて進んでいたとはいえ、19年までは、Web会議システムのようなコミュニケーションまで踏み込んだ在宅勤務への対応はしていなかった。そのため、『持ち帰り一人仕事』を家でするというイメージだった」と、ベネッセコーポレーションの市川竜・人財支援部労務課課長は説明する。
 
　しかし、コロナの感染拡大によって、同社でも昨年2月から在宅勤務制度の対象を拡大、同時に「Microsoft Teams」によるWeb会議を全社的に取り入れるなど、在宅勤務に必要なインフラの整備を進めた。

　その後同年6月には、在宅と出社を組み合わせた「ハイブリッド勤務」に対応できる社内ガイドラインを策定。部門ごとに働き方を決められる制度を導入した。

　こうした施策によって制度とツールを整えたことで、在宅勤務自体は支障なく行うことができるようになったが、問題は、ハイブリッド環境下での従業員の勤怠管理だった。

　もともとWebから入力できる勤怠管理ツールを導入していたが、これとは別に、業務をどこでするかについてのマネジャーへの申請と承認はメールで行っていた。

　そのため、部員はメールでの連絡とWeb勤怠管理ツールへの入力の両方が必要だった。またマネジャーにとっては、各メンバーからランダムに送られてくる「今から勤務始めます／終わります」というメールへの対応と、勤怠管理システムとの突き合わせなど、勤怠管理に関する作業が非常に煩雑になっていた。

　「コロナ禍で急速に進んだ教育のオンライン化に対応するため、当社でも新サービスの開発が急務だった。テレワークであっても生産性を落とさずに働ける環境が必要だったが、仕事の前後で発生する手続きに手間がかかっていたことと、管理が煩雑なことが問題だった」と市川課長は話す。

　また、従来は部課の単位でメンバーの勤務状態を管理していたため、それを部門単位や全社で把握するには集計作業が別途発生していた。手間と時間がかかり、従業員の働き方や健康状態をリアルタイムかつ全社的に管理することができていなかった。

　そこで同社は新しいシステムの導入を決断する。しかも市販の製品でなく、内製での導入だ。新システムでは、従業員の出勤予定の登録や、出勤率の確認や健康状態を一元管理することを目標にした。

　同社はなぜ自社開発したのか。こだわったのは一覧性だ。「マネジャーが、チームメンバーのその日の状況を一目で分かるようにしたかった。各ベンダーから提供されているツールを調べたが、当社の目的にぴったり合うシステムは見当たらなかったため、自社で開発することにした」と、情報システム部ワークスタイル変革推進課の十河宏允課長は話す。

通勤手当も自動支払い

　内製したシステムでは、まずチームのメンバーが情報を入力する。自分がどこで、何時から何時まで働くか、何時から中抜けするか、仕事はどんなことをするか、健康状態はどうかなどを一つの画面にチェックしていくだけで、勤務の申請が完了する。その内容は部門のメンバー一覧に反映され、誰が勤務中なのか、その日に行っている仕事の内容を一画面で把握することができる。
 
　また、このシステムに入力した内容は社内の勤怠管理、給与システムとも連携しており、出勤した場合は自動的に交通費が計上される。なお、同社では20年10月に通勤手当制度の改訂を行っており、6カ月の定期代支給から出勤ごとの実費支払いに切り替えたが、このシステムのおかげで、従業員は出社するたびに交通費を請求する必要がなくなった。

　一覧性と同時にインターフェースにもこだわっており、各メンバーの名前をクリックすると、そこから作業内容を掘り下げていくことができる。またこのシステムはメンバーとマネジャー間だけでなく、メンバー同士でも見ることができるので、今、誰がどこで働いているかを見て、必要に応じてチャット機能で仕事の相談などができる。

　「自分だけでなく、周りがどんな状況で働いているのかが分かることで、安心感にもつながり、チームワークも活性化できる」と、人財支援部労務課の伊藤由紀氏は説明する。

　システムの開発にあたっては、6月下旬から社内の約330人に対してトライアル版のテストを行い、そのフィードバックを反映させて、10月には全社で運用を開始した。

　現在、さらに機能を強化するために二次開発を進めている。例えば、出勤予定の入力による出勤率の管理をフロアごとに行えるようにする機能も追加する予定だ。これにより、今後の感染拡大の状況によって、フロア内の人数を事前に把握し、密になりそうな場合は調整することができるようになるという。また、勤務状況の管理画面のグラフィック強化なども行う。今後も従業員からの声も反映させながら、機能を開発していきたいと十河課長は語る。

ACALL
最高のパフォーマンスを出すために　働く場所を積極的に選ぶ

　ACALLは兵庫県神戸市に本社を置くソフトウェア開発企業。オフィスの受付無人化、来客対応の自動化などのアプリケーションを開発してきた。最近は「Chatwork（チャットワーク）」や「Slack」などのソフトウェア、入退館管理などのハードウェアとの連携を進めており、「WorkstyleOS」というバックオフィス業務の自動化を支援するサービスを提供している。
 
　WorkstyleOSは、OSというだけあってさまざまな機器との接続が可能だ。受付ゲートやドアの開閉だけでなく、オフィス内のドリンクの自動販売機とも連携し、福利厚生や接客対応に利用できる。

　さらに、オフィス外にも連携先を広げている。「外部のコワーキングスペースやカフェなどのスペースについても、混雑状況の確認や座席の予約を行うことができる。連携先は鋭意開拓中だ」と、セールス＆マーケティンググループGMの吉元裕樹氏は語る。

　すでにカフェチェーンの「プロント」や、複数の貸会議室と提携しており、鉄道会社との連携に向けた協議も進んでいるという。社外の会議室の利用料も、WorkstyleOSの月額利用料に上乗せして支払うことができるのも便利だ。

　同社が2020年10月にリリースした「ACALL WORK」は、利用者のIPアドレスを読み取ることで、WorkstyleOS上でチェックインした場所を自動的に記録することができる。

　大手企業と実証実験中の取り組みでは、チェックイン情報の共有だけでなく、そこで行う仕事の内容（アクティビティ）を登録する。最後に自己評価を入力して終了することで、仕事の場所、内容、評価を記録していく。将来的には、これに外部サービスとの連携による他己評価も加えていく計画だ。

　これによって、どこで働けば一番成果を出せるかが、仕事の種類別に分かるようになるという。従業員のデータを総合すれば、ベストプラクティスも見えてくるだろう。

場所によって変わるパフォーマンスを分析

　ACALL WORKのデータ蓄積によって、明日行う予定の仕事の内容をスケジュールに入れておくと、AIが過去の仕事の場所とパフォーマンスのデータを分析して、「その作業ならここで働くのが一番効率いい」と教えてくれるようになるという。

　「仕事に集中できる要因は、心理的なものと、環境的なものの二つに分類できると思う。まずは環境要因に注目し、個々に最適なワークスペースを提供できる仕組みを作っていきたいと考えている。仕事に最適な場所をAIでお勧めすることで、個々の生産性を底上げし、組織の能力拡大につなげていくことが当社の狙いだ」（吉元氏）。
 
　これまでのワークスタイル多様化の取り組みは、災害時のBCPやウイルスの感染防止、出産、育児や介護など、避けられない外部要因への対処が主流だった。しかしACALLの描くワークスタイルの未来は、「最高のパフォーマンスを出すためにどこで働けばいいか」を決めるというもの。「当社は大手のクラウドベンダーと比べて規模は小さが、今後も提携先を増やすことで面を拡大して、働く場所の情報を蓄積し、共有していきたい」と吉元氏。客観的なデータとして、最も効率が上がる場所のアドバイスを得られれば、アフターコロナで好きな場所で働けるとなったときに、自分にとって最適な働く場所を選ぶ上で役に立ちそうだ。