静岡県富士市は来年度初めから、市役所および出先機関などにあるプリンタを一挙にデジタル複合機（MFP）に置き換える。導入する台数は210台で、4月初めから順次置き換えを進める。調達方式は1枚出力するごとに課金される従量方式。MFPを導入することで紙の文書の電子データ化を図るだけでなく、1枚出力するごとの課金により職員のコスト意識を高め、無駄な出力を控えることによるコスト削減に役立てる。ベンダーは富士ゼロックス。契約期間は5年。

電子データ化促進とコスト削減狙う

　富士市では、各課および出先機関などでインクジェットプリンタやモノクロレーザープリンタ、コピー機を使用している。プリンタなどの総数は約300台で、そのうちカラー出力などにも使用するインクジェットプリンタが約200台となっている。新年度からこれらを撤去し、MFP導入に踏み切る。

　MFPを導入することで、文書をスキャンし電子データ化を促進する。文書を電子データ化するとともに、文書管理システムや電子決裁の活用を促進していく考えだ。

　また、現在は各課、出先機関などにあるプリンタで文書類を頻繁に出力しているが、紙1枚出力ごとの課金となるため、職員がコスト意識を持ち出力を控えるようになる、という効果を狙う。最新のMFPを導入しながら、逆に出力を抑えることになる。

　出力を抑えれば、その分課金される料金も抑えられ印刷に関わるコスト低減が図れるのに加え、プリンタリース料など使用に関わるコストも大幅に削減できると見ている。また、無駄な出力を控えることで、紙の使用量を減らし環境対策に役立てる狙いもある。

　富士市では4月初めから、まず市役所本庁舎にある各課に1台ずつMFPを設置する。次いで、市立学校をはじめとする出先機関でもMFPに置き換える。導入する台数は本庁舎分として130台、出先機関分として80台を予定している。

　電子自治体構築の一環として、文書管理システムや電子決裁を導入する自治体が増えている。しかし、ワークフロー全体を改革しない限り、紙の文書を使った業務が残ってしまい、なかなか電子化が進まない一因になっている。電子化を進める過程で、同じ決裁案件などで電子データと紙の文書を並行して利用しなければならない自治体もあるほどだ。

　富士市では、MFPを使って紙の文書をスキャンし、電子文書として保存・管理・活用することで、業務文書が電子データとして利用できる体制を整備する。

　富士市は、01年度から05年度までの5か年計画「第4次富士市総合計画」で、パソコンの職員1人1台体制とすることを計画、すでに03年度までに約1300台のパソコン導入を終えている。これと並行して、セキュリティや保守管理コストの低減を図るために米シトリックス・システムズの「メタフレーム」を導入し、サーバーコンピューティング環境も構築している。

　今後、電子決裁のワークフローを利用して、グループウェアと連携した庁内申請業務の実現などを含めた文書管理システムを構築していく計画もある。これらと連携するためにも、文書類の電子保存を進めていく必要があり、MFPの導入により電子化された文書の利用を促進していく考えだ。