2022年1月1日に控える改正電子帳簿保存法の施行まで、残すところ3カ月を切った。本来であれば、税務処理のあり方を根本から変える大きなトピックであり、ITベンダーにとっても対応製品を拡販する商機だが、その変化の大きさをつかみかね、いまだ具体的な対策に乗り出せないでいる企業も少なくない。改正電帳法が何を変え、企業はどう対応すべきなのか。タイムリミットはあとわずか。あらためて要点を整理してみよう。
(取材・文/藤岡 堯)

「特例」から「通例」へ電子保存を抜本的見直し

 本題に入る前に、電帳法そのものについておさらいする。電帳法は1998年に制定され、正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」。この名称が示す通り、税に関する複数の法律で本来は書面(=紙)で保存することが義務付けられている帳簿書類を、一定の要件を満たせば電子データで保存することを「特例」として認めるために存在する。

 当初は最初から電子データで作成された帳簿書類のみが認められていたが、段階的に緩和され、請求書や納品書、領収書などの取引関係書類に関しては、スキャナによる取り込みやデジタルカメラなどでの撮影で紙をデータ化した形での保存、クラウドサービスの利用も現在では可能となっている。

 では、22年1月からの改正によって何が変わるのか。大きなポイントは「電子データ保存要件の大幅緩和」と「電子的に受領したデータの電子保存の厳格化」の2点である。

 まずは保存要件の大幅緩和である。これまで、領収書などをスキャンなどで電子的に保存することが認められていたものの、電子保存を始める3カ月前までに所轄の税務署長へ申請し、承認を受けることが必要だった。今回の改正ではこの事前承認が廃止され、いつでも電子保存を始めることが可能になる。

 また、スキャンデータによる保存の場合、事務処理を担当しない第三者が年1回以上の頻度で紙の書類とスキャンデータを突き合わせて検査することが求められており(全量検査ではなくサンプル抽出調査でも可)、定期検査を経なければ紙書類の破棄はできなかったが、改正により、この検査義務も撤廃される。このほか、書類をスキャンするまでの期限の緩和、スキャン時に書類の受領者などが手書きで署名する「自署」の義務廃止など、保存に関する負担が大きく軽減される。

 新経済連盟が20年8月に中小企業の経営者や経理担当を対象に実施したアンケートでは、電子保存の申請をしていない理由について「申請が手間・時間がかかる」「制度が複雑」「定期検査が終わるまで紙での保存が必要」「紙より保存要件が厳しく、税務調査が不安」などの声が寄せられていた。

 実際、国税庁による税務統計でも19年度末時点における電子保存申請の累計承認件数は約27万件、さらに別の申請が必要となるスキャンデータの保存は約4000件で、16年の経済センサスで示された法人企業数約187万社と比較しても、普及が進んでいるとは言いづらい。事前承認の廃止や検査の撤廃によって、ハードルが劇的に下がり、電子保存を導入しやすい環境が整う。

 次に電子保存の厳格化についてだ。今までは電子メールなどの「電子取引」を通じてデータで送付された書類については、代替として紙に出力して保存することが認められていた。しかし、改正後はそれができなくなり、電子データで受け取ったものは電子データのまま保管しなければならない。これまで電子データも含めて全て紙で保管していた企業も必ず電子データで残さなければならなくなる。

 保存のあり方を考えたとき、ある書類は紙、別の書類は電子データというように分かれているのは極めて効率が悪い。22年1月以降、紙の書類のデータ化はより容易になり、電子データの書類は電子データでの保存が必須となる。紙で発行・受領した分は紙のまま保存することに問題はないが、紙と電子データを並行して管理することは効率が悪く、電子で一本化するのが理想的な選択となってくる。いわば今回の改正は、これまで「特例」としていた電子データでの保存を「通例」へと誘導する抜本的な見直しなのである。