HDE
約7割の社員が電子メールの誤送信を経験
“うっかり”を防止する「HDE Mail Cop」を投入

内容を評価しケアレスミスも注意

 「メールの誤送信」を経験しているユーザーは非常に多い。HDEが2008年4月にビジネスで電子メールを利用しているユーザーを対象に行った調査によると、実に約7割ものユーザーが「メールの誤送信」を経験している。その多くは「“ファイルを添付します”と書いたが、添付せずに送ってしまった」「間違えた人に送ってしまった」といった「うっかりミス」がほとんどだ。同調査によれば、それらの誤送信による影響は「特になかった」とするユーザーが多かったが、このようなミスは極力避けたいものだ。

 HDEでは、うっかりメール防止ソリューションとして「HDE Mail Cop」を提供している。「HDE Mail Cop」は、大きく分けて2つの機能からなるソリューションである。

 1つ目の特徴は「送信メール一時保留機能」だ。「HDE Mail Cop」では、送信されたメールを一定時間保留することができる。メール送信後にミスに気づいた場合でも、先方にメールが届く前にメールの取り消し処理が可能だ。同様のソリューションは、すでにいくつか市場で流通し始めている。

 2つ目は「ケアレスミス」を注意する機能を付加したことが挙げられる。「HDE Mail Cop」では、送信されるメールの内容を評価している。評価には12種類のルールが用意されており、ルールに適合した場合にスコアリングされる。つまり、スコアの高いメールはそれだけケアレスミスの疑いが濃厚ということになる。

 「スコアリングされたメールは、そのスコアによって保留後のアクションを設定できます。スコアが低ければ即時送信、スコアが一定のしきい値以内であれば、ユーザーに注意を促しつつ、保留時間が過ぎたら自動送信。しきい値以上であればユーザーに注意を促しつつ、保留時間が過ぎたら自動削除といったアクションが可能です」とプロダクト本部・マーケティング部・プロダクトマネージャーの中込剛氏は語る。

ユーザーが体験できるようイベントやキャンペーンを実施

クリックで拡大 「HDE Mail Cop」は社員データベースや顧客データベースを参照できる。電子メールの宛先(To:)とメール本文の会社名・氏名が一致していない場合に、スコアリングすることも可能となった。これにより、別の会社にメールを誤送信する事故を防げるほか、氏名の記述ミスも見つけることができるだろう。ビジネス上の問題にはなりにくいが、このようなケアレスミスが顧客の心証にどう影響するかわからない。そういった「うっかり」を防止することで、将来のビジネスチャンスにもつなげることができるかもしれない。

 「ケアレスミスを防止することに、どれくらいのニーズがあるのか未知数というのが正直なところです。しかし、確実にニーズはあると思います。まずは、お客様に使っていただきたいと考え、“発売記念お試し半額キャンペーン”を行っています」(中込プロダクトマネージャー)。「発売記念お試し半額キャンペーン」は、08年12月末まで実施されている。これを機に試してみるのもいいだろう。また「HDE Mail Cop」は、8月20日から23日の3日間、東京ビッグサイトで開催される「Security Solution 2008」でも展示される予定だ。実際に稼働している「HDE Mail Cop」を体験できるいい機会と言えよう。興味のあるユーザーは、ぜひ足を運んでいただきたい。


HDE=http://www.hde.co.jp/

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