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新型コロナウイルス感染症（COVID-19）対策で、長期間にわたって、さまざまな活動を制限する状況が続いている。医療関係者や社会生活インフラ関連従事者の身を削った奮闘と、それぞれが自粛と我慢を続けてきた成果として、全国的に感染者数は減少に転じているものの、海外からは次々と第2波となる感染拡大が報告され、専門家や識者からは、日本で本格的な感染爆発がこの秋から冬にかけて発生する可能性が高いという声が聞こえてくる。残念ではあるが、現在の「コロナ危機」は一過性のものでないことを受け入れなければならない。
企業活動の面では、政府からの自粛要請を受け、これまで多くの企業が在宅でのテレワークを実践してきた。当初は、感染拡大が収束するまでという一時避難的な感覚が強かったが、政府の専門家会議が提案する新型コロナを想定した「新しい生活様式」の中でも、新しい働き方の形として引き続きテレワークが推奨されており、緊急事態宣言が解除されてもこのままテレワークやリモートワークは社会通念上、会社での働き方における前提となっていくことは間違いない。
4月に緊急事態宣言が発せられてから、しばらくは企業（特に中小企業）におけるテレワーク対応の遅さが指摘されたが、結果的に通勤による感染リスクが高い都市部に限って比較的テレワークは広まっていったようである。ただ、正しいノウハウや理解があればできるはずであるのに実施しなかった企業も少なからずあり、実施した企業も十分な準備対策のもとで実践できたわけではない。
実際に、各種調査ではテレワークでコミュニケーション不足に陥ったり、ITインフラに問題があったりして生産性が落ちたとの回答が多く、実施してみて顕在化した問題も数多くある。
そこで、今回の新型コロナ禍でテレワークを実施できなかった企業だけでなく、実践中である企業も、「コロナとの共生」を強いられるこれからの時代を見据えて、改めて「テレワークの正解」を検証し改善に向けて対策を実施する必要がある。ただ、十分に検討している時間はなく、実施中の企業も走りながら考えなければならない。実施を見送ってきた企業も、この非常事態を身をもって体感した以上、準備する時間と知識が足りないという弁解はもはや通用しなくなる。
スピード感を持って対策を進めるために
企業が円滑にテレワークを実践する際にはいくつかクリアすべき課題があるが、非常時である現段階において会社や経営層が最初に着手すべきは設備投資の部分である。テレワークで従来通りに業務を行うためには、オフィスや事業所と同様に、従業員の自宅環境面への適切な投資と機器の準備が必要である。
就業規則を変え、次に管理の仕方を考え、それからそれに合う形で機器を選定して、などとやっていては、できない理由ばかりが目についてしまい、パンデミックの第2波に対する備えに間に合わない。助成金を活用したくても、後手に回ってしまう。
では、従業員の自宅における労働環境インフラとして何を整備しておくべきなのか。幸いにも、テレワークの普及率が低かった日本にもこれまでテレワークを実践してきた企業が存在するので、それを参考にすれば良い。
例えばパソコンメーカーのレノボ・ジャパンは、「テレワーク環境ガイド」を公開し、レノボグループが実際に約4年半にわたってテレワークを導入し、蓄積したテレワークに最適な環境作りのノウハウを紹介している。IT業界の言葉で言えば、「ベストプラクティス」である。
レノボグループは4年半前よりテレワークを導入、
実践して得たノウハウを公開している
ガイドの項目は、「部屋」「通信環境」「パソコン」「通話環境」「ディスプレイ」で、デバイスメーカーらしくポイントをシンプルかつ分かりやすく指摘しているので、IT担当者でなくても内容が理解できるだろう。これを見れば、テレワーク未経験の企業のみならず、実践中の企業でも自社の現状と比較すれば改善すべきポイントが見えてくるはずである。
まずハード面をしっかりと整備しておけば、後の問題は運用段階で柔軟に改善していける。出発点の基礎部分で躓くと、そこがネックになって本来のテレワークの趣旨である次世代に向けた働き方改革はおろか、やむを得ず実施しているお荷物的な代替措置という前時代的な感覚からいつまでも脱却できなくなり、感染症の危機的状況に比例して組織の生産性も低下してしまう。
今回のコロナ危機で、突如今まで体験したことのない状況に直面し、ひたすら防御の構えを取って凌いできた。ただ、今後はさらにウイルスが蔓延したとしても、危険性が高いからといってその都度経済活動を止めてはいられない。企業も現在の「コロナだから」という意識から、「コロナでも」に意識を切り替えて企業活動を組み立てていく必要がある。
その第一歩は、どこでも従業員がアウトプットを出せるテレワーク環境の整備だ。まわりを見渡せば、情報もテクノロジーも揃っている。他社の成功例を参考に、各組織は早めに対策を進めるべきである。
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