サイボウズ（青野慶久社長）は、8月25日、大分県庁の全職員1万2000人が快適に利用できるグループウェアとして、エンタープライズ向け「サイボウズ ガルーン（ガルーン）」が評価され、今年4月に導入されたと発表した。

　大分県庁では、13年度から計画している電子県庁高度化指針のなかで、情報共有ツールの強化が課題として挙がっていた。ガルーンの導入前に利用していたグループウェアは、アクセスが集中する始業開始や昼休み明け時間にレスポンスが大幅に低下し、利用者の業務に支障をきたしていた。また、県庁内の日常的な情報共有には電子メールを利用していたが、容量制限があるために電子メールの定期的な削除が行われ、利用者には、電子メールデータを頻繁にローカルに保存する手間が発生していた。そこで、両課題を解決できる新たなグループウェア導入の検討が始まった。

　選定時に最も重視したのは、1万2000人のアクセスが集中してもグループウェアを利用でき、業務が滞らないことだった。1万人以上が同時にアクセスしても快適なレスポンスを確認できたことが、ガルーン採用の決め手となった。ほかにも、県庁内でのやり取りはガルーンの「メッセージ」、県庁外とのやり取りは電子メールとツールを使い分ける運用に変更することで、電子メールの容量制限問題を解決できる点だった。また、サイボウズと実施した3か月間の実証実験により、県庁内で利用するITシステムへのシングルサインオンを実装し、県庁内システムの総合的なポータルを設けられた点も、「ガルーン」が評価されたポイントとなった。

　大分県庁は、情報共有のメインツールを電子メールのみの運用からガルーンに移行したことで、必要な情報がグループウェアを介して県庁内全体にすばやく共有できる体制を実現した。また、ガルーンの「スペース」機能に注目し、部門を横断したプロジェクト進行の円滑化も進めている。とくに現在は、マイナンバー制度の導入に向け、県庁内関係者での議論の場として活用されている。今後、大分県庁ではワークスタイル改革の一環として、テレワークでのガルーン利用も視野に入れ、さらなる活用を推進していく。