サイボウズは11月16日、京都大学が掲げる「業務支援ICT戦略」の一つとして、教職員約1万2500人に「Garoon（ガルーン）」が採用されたと発表した。なお、老朽化したオンプレミスのグループウェアからクラウドへのリプレイス作業は、富士通エフサスが実施した


　京都大学では、05年から職員向けポータルとして、オンプレミスのグループウェアを導入し、09年度から対象を教教員に拡大して運用していた。教職員からの要望をもとにカスタマイズされたグループウェアは、膨大なメンテナンスコストや管理者の負担がかかる一方で、教員の利用率が上がらないことが課題になっていた。

　今回のポータル刷新にあたっては、管理者の負担を軽減できるクラウドサービスが前提となり、これまで利用してきた機能が再現できるとともに、複数のクラウドサービスとの連携や親和性を重視してGaroonの採用に至った。メールなど一部の機能はG Suiteを利用し、セゾン情報システムズの「PIMSYNC」を使ったGoogleとGaroonの連携を行うことでより、利便性の高いサービスとして教職員に利用されている。

　また、職員録や契約実績検索システム、大型設備検索システムとしてkintoneも採用し、Garoon、kintone、G Suite（現Google Workspace）は同じ認証システムで利用できるような連携を実装している。

　Garoonへの移行後は、サーバーメンテナンスの負担がなくなり、管理体制を2人から1人体制に変更した。サイボウズが運用するデータセンターを利用することで、自前でのBCP対策を最小限に抑え、安心して利用できる教職員用ポータルへと進化した。

　サイボウズでは、今後もアカデミック機関がより安心で快適なポータル利用を行い、業務効率化に活用できるサービス提供を推進していく考え。