サイボウズは11月12日、複数人でメールを管理・共有するシステム「サイボウズ Mailwise(メールワイズ)」が、累計導入社数1万社を突破したと発表した。また、仕事の属人化に悩む組織、チームに向けて、業務が円滑に進まない謎を解き明かす特設ページ「ビジネスのボトルネック研究所」を公開した。


 Mailwiseは、問い合わせ受付や各部署の窓口宛のメールに、チームで対応できるグループメーラー。対応漏れなどを防ぎ、少人数で数百通のメールを短時間のうちに捌けるようになるだけでなく、返信内容を確認するフローも盛り込んでいるため、対応品質も向上する。Mailwiseは、04年にパッケージ版の販売を開始し、12年にはクラウド版もリリース、順調に導入社数・利用者数を伸ばしてきた。

 サイボウズの調査によると、新型コロナウイルスの影響によりテレビ会議やチャットといった手段が急速に普及した今年でも、社外とのコミュニケーションにメールを用いているビジネスパーソンは65%と半数以上を占めている。メールは宛先に含まれる人しか情報を得ることができず、属人化を加速し業務効率を下げてしまう問題がある。

 これに対して、Mailwiseは、共通メールアドレスを利用し、メール対応を複数ユーザーで共有できるグループメーラーであるため、1通のやりとりで関係者全員が情報を把握することができる。Mailwiseの導入ユーザー多くが「メール業務の属人化が解消された」「(Mailwiseの導入によって)業務が効率化された」と回答しており、組織・チームの業務改善に寄与している。

 また、同調査で、チームでの業務が「円滑に進んでいるチーム」と「円滑に進んでいないチーム」に分けて、それぞれの業務についての達成度を調査した。その結果、「円滑に進んでいないチーム」は「円滑に進んでいるチーム」に比べて情報共有があまり行われていないということがわかった。情報共有不足は業務の属人化をまねき、チームでの目標達成を妨げてしまうため、チーム内でしっかりと情報共有ができる体制作りが重要となる。

 Mailwiseは、受信したメールについてコメントで会話ができ、一連の送受信履歴をボタン1つですぐ確認することができるため、社外とのメールコミュニケーションをより円滑に行うことが可能となる。