総務省行政管理局が中央府省の電子行政システム共通基盤「GIMA（Government Identity Management for Authentication）」構想に基づいて、まず文書管理業務についてシステム最適化計画を進める方針を固めた。先に示した24分野88業務の基盤となるもので、各府省が個別に構築している電子文書管理システムを統合、一元化し、国際標準規格フォーマットによる府省間の電子文書交換を円滑、効率化するとしている。これにより年間12億5000万円の経費節減と6600時間の業務時間短縮が可能という。（佃均（ジャーナリスト）●取材／文）

まず電子文書管理システム

　電子文書管理システムの最適化を検討していたのは、各府省情報化統括責任者連絡会議。中央府省で行われている業務を洗い出した結果、人事・給与、研修、行政情報の電子的提供、職員の認証など88の共通業務を統合、一元化することにした。このためには文書管理システムが基盤となることで合意、今後1年半をかけて中央府省が共同で利用する電子文書管理システムを構築することになった。

　電子文書管理システムについては、2000年3月29日付の「総合的な文書管理システムの整備について」（各省庁事務連絡会議および行政情報システム各省庁連絡会議幹事会了承）をもとに、各府省が個別に構築、運用している。しかし作成された電子文書の管理方法が府省ごとに異なり、保管方法もまちまちで、紙の書類との整合性も共通化されていない。このため府省間で電子文書を交換しようとしても決裁ができないなど、問題が発生していた。

■霞ヶ関WANで連携

　行政管理局によると、09年3月末までに新たに構築するシステムでは、（1）文書取り扱いのプロセスを共通化し、できるだけ電子文書を活用する、（2）既存の個別の電子文書管理システムと整合性をとり、全体でのコスト削減を図る、（3）電子文書システムの操作性を共通化する、（4）併せて電子文書の取り扱いや情報管理などセキュリティ体制を整える──などとしている。

　システムは霞ヶ関WANのアプリケーションとして位置づけられ、センターサーバーに各府省の電子文書データベースを設置、共通の電子決済機能、電子認証機能を用意して、各府省職員のデスクトップ端末からWeb経由でIP（インターネット・プロトコル）ベースでアクセスする。各府省個別のシステムは外部からの申請・届出受付用に利活用する。

　これに伴い、中央府省職員に割り振られる本人識別コード（ID）も一元的に体系化する方針。職員等利用者認証共通基盤（GIMA）の整備により、09年度以後の試算では、年間5600万円の経費圧縮が図られるとみている。

■ODFでファイル交換

　行政機関の電子文書フォーマットについては、先に策定された「情報システムに係る政府調達の基本方針」で、ISO（国際標準化機構）が定めた文書ファイル交換標準フォーマット方式「ODF（オープン・ドキュメント・フォーマット）」に準拠することとなっている。このため、共通基盤としての電子文書管理システムはODFでの文書交換を前提に、各府省のデスクトップ・アプリケーションに影響を与えないよう配慮する形となりそうだ。

　当面の対象は中央府省および関係機関で、年間13億3000万円、総時間にして21万時間の業務処理時間圧縮が可能という。行政管理局はその評価を確定したのち、近い将来、電子自治体構築計画に沿って、都道府県、市区町村での利活用を視野にいれている。

　システム設計を受託した富士電機は、これまでに市町村向け電子文書管理システムで多くの実績を持っていることを評価された。府省間共通基盤が行政情報化の標準システムになる可能性が高く、自治体向けシステムベンダーも対応が求められそうだ。