ユーザックシステムのセッションでは、渡辺大輔・パッケージビジネス部リーダーが登壇。「新しいニーズを発見する業務改善セミナー」と題して事例紹介を中心に講演した。

パッケージビジネス部 リーダー
渡辺大輔氏

 渡辺リーダーは、「業務改善に向けて取り組む企業にとって、FAX受注は大きな課題。FAX注文が続く限り業務負担から脱却できず、その改善は不可欠」と語る。そして、課題解決の方法はウェブサイト構築、ウェブEDI利用、メール利用、OCR利用などがあるが、得意先の運用の負担にならない方法を選ぶ必要があるとした。

 まず、事例として紹介した家電メーカーでは、以前、受注の6割をFAXが占めており、受注業務に正社員1人、パート4人で毎日約750枚のFAX注文書を処理していたという。しかも、受注の入力に時間がかかる、入力ミスによる誤出荷といった課題も抱えていたことから、ローコストオペレーションの実現を目指して受注簡素化プロジェクトを発足させた。プロジェクトでは、主要な取引先にウェブEDIやメールEDIの利用へと運用変更を依頼してFAX受注を半分程度にまで削減したものの、人による手作業での業務が増加したことから、ウェブやメールによる受注を効率的に処理するためRPAの導入を検討。ユーザックシステムの「Autoブラウザ名人」と「Autoメール名人」の導入で自動化を実現した。これにより、紙の出力が月間で7500枚削減、受注入力作業は年間で1320時間削減、人件費換算では年間132万円のコスト削減を達成している。

 「プロジェクト成功のポイントは、できるだけ得意先の負担にならず、自社の業務を改善できる方法を検討したことだ」と渡辺リーダーは指摘する。
 次に紹介したある食品メーカーの事例では、月間2万5000件の受注のうちFAXOCRで処理できない9000件を手入力で処理しており、毎日10人が5時間をかけて作業していた。しかも、入力ミスの問題も抱えていた。これを注文書をExcelに変更し、メールで受け取る形に変更したことで、1日当たり約19時間の入力作業削減を達成。得意先にとっても、ペーパーレス化、FAX通信費と紙コストの削減といったメリットが生まれているという。

 最後に渡辺リーダーは、基幹システムと連携し、受注から出荷までをカバーするユーザックシステムのソリューションを紹介。「当社では、RPAが注目される遥か前の2004年から業務自動化ソリューションを提供してきた実績とノウハウがある。RPAの導入を検討するなら、ぜひ、相談してほしい」とアピールした。