近年はペーパーレス化が進んでいるものの、紙で処理する業務が完全に淘汰されたわけではない。とくに見積書や請求書などの社外とのやり取りが絡む書類は自社の取り組みだけで電子化できるものではないため、紙で処理する業務は残り続けると言われている。ドキュメントイメージング事業を長年の強みとしているPFUの川久保恭子統括部長に、ドキュメント管理業務をオールインワンでカバーする同社のソリューションについて話を聞いた。

イメージスキャナーの世界シェアトップ企業がドキュメント業務のデジタル化を支援

　ペーパーレス化が叫ばれる昨今だが、オフィスには依然として紙文書が残っている。その状況のままDX化を推し進めると、紙とデジタルが混在することでプロセスが分岐し、業務の非効率化を招いたりテレワークの障壁になったりしてしまう。さらに、書類の輸送費用や倉庫保管費用も発生し、その額は年間で数百万円ほどかかるという試算があるほどだ。

　「逆を言えば、ドキュメント業務のデジタル化は効率化、スピードアップ、経費削減など、計り知れないメリットがあることになる。このデジタル化を実現しなくてはDXのスタートもままならない」と、PFUの川久保統括部長は語る。

　PFUと聞いてイメージスキャナーを思い浮かべる人は多いだろう。同社の業務用製品「fiシリーズ」は世界シェアNo.1*を誇り、また個人向けに最適化された「ScanSnap」も長年人気を博している。これらイメージスキャナーのグローバル累計出荷台数は2023年に1500万台を突破した。

　PFUではそういったプロダクトだけでなく、「ドキュメント業務デジタル化サービス」を通じた業務のデジタルシフト支援も展開中だ。PFUは20年以上、200社以上もの顧客に対してドキュメント周りの業務効率化を行い続けてきており、その中で培った知見がこのサービスでは遺憾なく発揮されるという。「例えば一口に帳票と言っても、サイズや色は多種多様であり、OCRで読み取るとしても個々の業務に合わせる必要がある。またスキャンしたデータのセキュリティ担保や、電子帳簿保存法（電帳法）が求めるデータの真実性確保なども必要がある。そういったことも含めてPFUならトータルでサポートが可能だ」（川久保統括部長）
 

ドキュメント業務のライフサイクル全体をカバーする「DocuWare」

　ドキュメント業務デジタル化サービスを構成する製品の1つ「DocuWare」は、ドキュメントのデジタル化、つまり紙文書をスキャナーで取り込むところも含めドキュメント業務のライフサイクル全てをカバー可能だ。ドイツのDocuWare社が提供しているソリューションであり、すでに世界100を越える国と地域で1万9000社以上が導入している。

　コンテンツの取り込み、インデックス化とOCR、通知とワークフロー、検索・参照、ドキュメント管理と多くの機能が備わっており、別々のツールを併用する必要がないのがDocuWareの大きな特徴だ。機能それぞれの内容も水準が高く、例えば「コンテンツの取り込み」ではスキャナーを用いて紙文書からPDF化はもちろん、メールやWebフォーム、モバイルアプリ、エクスプローラー、さらにはSNS（Microsoft Teamsなど）からも、データやファイルを取り込むことができる。

　なお、DocuWareは各種業務システムとのAPI連携ができるため、取り込んだデータを既存の会計管理システムや在庫購買管理システムなどで活用することも可能だ。その他にも、ノーコードで利用可能、OCRに学習機能があり使うほどに入力の自動化が進んでいく、クラウドサービスであるため最短1カ月で導入できる、などの特徴を持つ。「さらに今後は、医療や建設など人手不足が著しい業界に向けて、各業界に必要な設定をあらかじめ盛り込んだ『業務テンプレート』を拡充していく予定だ」（川久保統括部長）
 

導入支援やパートナー支援も充実。ドキュメントは「隠された宝の山」

　DocuWareをより便利に使えるようにと、PFUでは導入から活用まで伴走サポートする「DocuWare導入サービス」を提供している。DocuWareは各地にサポート拠点を持ち、対応言語も日本語以外には英語やドイツ語またはフランス語と幅が広いため、海外拠点がある企業なら各国の担当者に問い合わせることも可能だ。これであれば、他国の拠点に問い合わせたが時差のため返答が来ない、ということも防ぎやすい。

　パートナー企業への支援も手厚く行っている。PFUからは各種教育・技術情報支援・トライアル環境の貸し出しを行うほか、長年の知見を活かして「この業種にはこう提案したらよい」というアドバイスも実施しているという。「例えばスキャナーなどの製品を扱っているパートナーであれば、DocuWareを取り扱えばよりトータルなサービスを展開できるようになるだろう。当社としてもそういった可能性を支援していきたい」（川久保統括部長）

　最後に川久保統括部長は「紙や帳票には非常に有用な情報が数多く隠されており、言わば『隠された宝の山』だ。これを活用すれば生成AIやナレッジ分析などデータ活用の余地も大きく広がる。ぜひドキュメントに対してもDXに取り組んでみてほしい」と力強く語った。
 

*ドキュメントスキャナーを対象とする。日本・北米はKEYPOINT INTELLIGENCE社 (InfoTrends)により集計（2023年実績）。ドキュメントスキャナー集計よりMobile/Microを除く 6セグメントの合計マーケットシェア （主に8ppm以上のドキュメントスキャナー全体） 欧州はinfoSource社（2023年実績）の集計に基づく、西欧地区（トルコとギリシャを含む）におけるシェア。