京葉銀行(小島信夫頭取)は、4月30日、本部ビルの建設にともなう抜本的なペーパーレス化と文書管理基盤の再構築にあたり、日立システムズ(高橋直也社長)の文書管理ポリシー策定支援サービスと統合文書管理システムを導入したと発表した。

文書管理基盤のイメージ図

 京葉銀行では、4月からスタートした第17次中期経営計画「αACTION PLAN 2018」で、「将来を見据えた経営基盤の構築」を経営課題のひとつとして取り組んでいる。そのスタートにあたり、5月には現在千葉市内の異なるエリアに所在する本部と事務センターを「京葉銀行千葉みなと本部」へ集約し、業務運営の効率化を図るとともに、顧客にさらなる安心・安全なサービスを提供する。

 「千葉みなと本部」の建物は、環境負荷を軽減する建物であると同時に、収納される新規作成文書、既存保管文書などについてもペーパーレス化を図っていくことで、環境に配慮した取り組みを推進する。また、保管文書ごとに公開範囲を設定するなど情報漏えいのリスクの軽減や新しいワークスタイルを創造し、行内ネットワークでより迅速・正確な情報の共有化に取り組んでいく。

 今回、文書管理基盤の再構築にあたって、日立システムズの文書管理ポリシー策定支援サービスと統合文書管理システムを採用した。文書管理ポリシー策定支援サービスでは、文書管理ポリシーと、それに基づき文書を分類する運用ルールを制定。銀行全体で統一的な文書管理を行い、廃棄、電子化、集中化によりペーパーレス化を進めることで、従来比でオフィスフロア保存分70%以上の文書を削減した。文書削減とともに、文書の電子化で紙を今後増やさない仕組みをつくることで環境への負荷を軽減する。

 また、統合文書管理システムでは、文書を電子化することで、関連する部署それぞれでパソコン上での文書閲覧が可能となった。組織横断的な情報共有を可能とすることで、決裁スピードの迅速化や資料検索の簡素化などによる業務フローを改善する。さらに、文書ごとの公開範囲を限定するアクセス権管理などを行うことで、紛失などによる情報漏えいリスクの軽減を図る。

 日立システムズでは、日立コンサルティングの「文書管理高度化コンサルティングサービス」や、マイクロソフトの文書管理、メールシステム製品、エイトレッドのワークフロー製品、自社の報告集計ソフトウェアを活用し、文書管理ポリシーの策定から文書管理基盤の構築までワンストップで支援していく。