アルプス システム インテグレーション(ALSI)は、経費精算システム「ECOAS経費・旅費精算」がJFEシステムズの電子帳簿保存ソリューション「DataDelivery」との組み合わせで日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の「電帳法スキャナ保存ソフト認証(令和元年度法令基準)」を取得した。

「ECOAS経費・旅費精算+DataDelivery」使用の事務処理フローとシステム構成図

 JIIMAの認証を取得したことで、ECOAS経費・旅費精算とDataDeliveryを組み合わせたシステムが電子帳簿保存法(電帳法)のスキャナ保存に対応する要件を備えていることが公的に認められた。同システムを導入する企業は、電帳法が要求している要件を個々にチェックする必要がなく、安心して導入することができる。

 具体的には、ECOAS経費・旅費精算への書類の入力からDataDeliveryへのデータ保存まで一貫して電帳法の「真実性の確保」要件を満たしたデータの流れを実現。また、スキャナ保存された国税関係書類と、会計システムで管理される国税関係帳簿の関連性も確認できるため、「可視性の確保」要件も満たしている。

 同システムのワークフロー機能では、顧客の内部統制定義に合わせて、組織、役職、権限などに応じた業務フローを細かに定義することができる。電帳法の適正事務処理要件で求められている、不正防止のための内部統制に準じた運用が可能となる。

 経費精算申請に添付されているスキャナ保存データに対しては、同システムの申請・承認フローに沿って、スキャナ保存要件を満たすために必要な条件の確認と情報付与が自動的に実行される。これにより、要件を満たさないデータの見逃しがなくなるほか、経理担当者の確認業務負荷を軽減することができる。