海外44か国に拠点を構え、国際航空貨物輸送や国際海上貨物輸送、ロジスティクスを中心にグローバルな貨物輸送事業を展開する近鉄エキスプレス。その中国法人で国際輸送貨物を手がける近鉄国際物流(中国)有限公司は、全社のドキュメント管理のセキュリティを強化する目的でPFU上海が提供するECMソリューション「edoc2」を導入。人事などさまざまなシステムと連携する企業情報ポータルを構築している。

ユーザー概要
社 名:近铁国际物流(中国)有限公司グループ
事 業:国際貨物輸送、中国国内輸送、ロジスティクス
従業員:2000人
製 品:edoc2、EIP
導 入:2006年

 中国における近鉄エキスプレスの事業は中国国内輸送、国際輸送、ロジスティクスの3系統にわけられる。なかでも、国際輸送を展開する近鉄国際物流(中国)は上海をヘッドクオーターとして国内に22拠点を要し、中国での航空貨物や海上貨物のビジネス領域を担っている。

PFU上海 京沢浩道 副総経理(右)馬育羽 第四事業部経理

 同社が2006年に採用したのがedoc2だ。「従来のファイルサーバーによるドキュメントの管理ではアクセス権限が設定できず、誰でも閲覧し持ち出しできる環境だったため、セキュリティの観点からリスクがあった」(孙月瑜・IT部CS项目经理助理)

 edoc2は紙文書や電子文書といったドキュメントを一元管理し、ユーザーやグループ毎に閲覧やダウンロード、印刷できる権限を細かく設定ができるECMソリューション。社内の秘密情報や重要なドキュメントの流出による情報漏えいを防止する。

 導入後はセキュリティが向上しただけではなく、「分散していたファイルからドキュメントを探す時間が大幅に減り、業務効率が格段に向上した」と孙氏はその効果を強調する。

 さらに現在、edoc2をプラットフォームとして社内のさまざまなシステムの情報を統合し、従業員のPC画面上に一元的に表示・検索できるEIP(Enterprise Information Portal)の構築まで利用の幅を拡げている。例えば人事システムとの連携では社内スタッフに関する情報や勤怠、考課、社内外で受講した研修履歴の情報など、部門や役職毎に閲覧権限を設けて確認することができる。また、前述したedoc2のワークフロー機能もEIPから利用でき、休暇や残業といった人事関連から購買、システムユーザー追加など100を超える申請が行えるようになっている。

 今後、EIPで閲覧できる情報や利用できる機能を全て微信の企業アカウント内で活用できる仕組みを構築する方針だ。