「らくらくマイナンバー対応システム」で簡単管理

 マイナンバーの用途は、現状では税金関連や雇用保険関連に限られるが、来年1月には、より広い社会保障の分野での記載が求められる。ところが、マイナンバー制度への対応に向け、「何から準備すればよいのかわからない」という企業がいまだに多いのも事実だ。このような企業の悩みを解決するマイナンバー管理システムの決定版が大塚商会の「らくらくマイナンバー対応システム」だ。

マイナンバー制度への対応には「準備」と「運用・管理」が必要

 政府が発表したガイドラインに準拠しながら、マイナンバー制度に対応するためには、適切な「準備」と「運用・管理」が不可欠となる。まず準備では、現状を把握し、基本的な方針や取扱規程などの策定、組織的・人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置を実現することが必要になる。

 大塚商会では、「マイナンバーセルフチェックシート」で現状を把握し、「マイナンバー対応支援サービス」で基本的な方針や取扱規程などを策定、「教育支援サービス」で組織的・人的安全管理措置を実現して、「セキュリティサービス」で物理的安全管理措置および技術的安全管理措置を実現するコンサルティングサービスを提供している。

 一方、運用・管理では、マイナンバーの提供依頼や本人確認から、取得したマイナンバーの暗号化による安全な保管、必要書類へのマイナンバーの印刷、不要になったマイナンバーの廃棄までの一連のプロセスを安全に運用・管理することが求められる。この仕組みの構築を支援するのが、らくらくマイナンバー対応システムである。

 必要書類の印刷に関しては、80種類以上あるといわれるマイナンバー記載対象帳票のほぼすべてに順次対応する予定。手書きの帳票も、(1)マイナンバーを記載していない帳票を複合機でスキャン(2)OCR(光学文字認識)変換して読み取った情報から該当者のマイナンバーをマスタから検索(3)スキャニングした帳票にマイナンバーを記載して印刷という3ステップで対応できる。

 さらに、従業員の退職などによって不要になったマイナンバーについても、最長保存期限以内に廃棄を促すアラートを通知するなどして、安全管理措置を支援する。
 

「らくらくマイナンバー対応システム」によって、
取得から廃棄まで一貫してマイナンバーの安全な管理をサポート


 須田洋一・共通基盤新規ビジネスプロモーション部統合企画課専任課長は、「最大の強みは、複合機で帳票をスキャンすると、マイナンバーが空欄になったPDFが作成されること。マイナンバーは、印刷時にのみデータベースから検索して記載されるので、PDFは通常の文書管理で保管でき、マイナンバー管理と分離できる。この仕組みは、特許(特許5827440)も取得している」と説明する。
 

マイナンバーの漏えいを防ぐ確実な入り口/出口対策が必要

 マイナンバー管理では、セキュリティ対策も重要になる。近年、ランサムウェアや標的型攻撃などのリスクが増加しており、情報漏えいを確実に防ぐ必要がある。そこで、外部からの攻撃を防ぐ「たよれーる らくらくファイアウォール」や内部からの情報漏えいを防ぐ「たよれーる らくらくスイッチ」などのリモート運用監視サービスが有効になる。
 

 

須田洋一
共通基盤新規ビジネス
プロモーション部
統合企画課専任課長

 須田専任課長は、「マイナンバー管理では、2重、3重の入り口/出口対策が必要。マイナンバーさえ守ればよいのではなく、個人情報や取引先情報など、企業には守るべきさまざまな機密情報がある。マイナンバー管理をきっかけに、企業のセキュリティ対策を見直すことも必要になる」と語る。

 また、らくらくマイナンバー対応システムを、OSKの基幹業務ソフトウェア「SMILE BS 2nd Edition 人事給与」と連携することで、社員マスタや扶養家族マスタなどを共有できる。これにより、届出書や申告書などの社員向け帳票はもちろん、個人事業主への支払調書、株主への配当金調書などのマイナンバーも一元管理できる。

相楽源夫
共通基盤新規ビジネス
プロモーション部
部長

 相楽源夫・共通基盤新規ビジネスプロモーション部部長は、「これだけのマイナンバー管理機能を、ワンストップで実現できる仕組みはほかにはないと自負している。マイナンバーの収集は、多くの企業ですでに終わっているが、管理については、まだ多くの企業が不安を感じているのが実情だ。今後も導入企業の要望や法改正などにあわせて機能を強化していく」と話している。