法規制やコンプライアンス対策として、電子メールの長期保管が必須だ。企業にとっては、メールアーカイビング関連の製品・サービスを導入することが最適といえるだろう。大企業では導入するケースが多いが、SMB(中堅・中小企業)では関心がありながらも法規制としてメールアーカイビングが義務づけられていないという理由から様子見の状況。そこで、Arcserve Japanは法規制やコンプライアンスに対応することに加えて、業務効率化という観点で「働き方改革」につながるメールアーカイビングソフトを発売した。それが、「Arcserve UDP Archiving v6.0」だ。

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Arcserve UDP Archiving v6.0

日本ではメールアーカイブが普及していない

 メールは現代のビジネスにおいて、企業内外を問わず、重要な取引情報や書類のやりとりに欠かせないツールだ。そのために、セキュリティ対策上、もしくは万が一のトラブル発生に備えたメールの保存・管理は非常に重要といえる。米国では、法的規制によってメールの長期保管が明確に義務づけられている。ところが、日本ではメールの長期保管への要求はそこまで高くない。

 「法的な強制力が弱い」という理由から、SMBの多くはメールアーカイブを行っていない、対応していないというのが実情だ。Arcserveが既存顧客に対して実施した調査によれば、データ保護に関して「アーカイビング」を最重要エリアと捉えているものの、メールアーカイビング関連製品・サービスを利用していない割合が7割強に達した。「高価」「どのような機能かよく分からない」「必要性を感じない」などが主な理由だ。
 
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今井敏博
ソリューション統括部
統括部長

 今井敏博・ソリューション統括部統括部長は、「法的な強制力がないため、お客様の多くが『あればいいけれど』というレベルに留まっている」と打ち明ける。しかし、来年5月施行のGDPR対応はもはや対岸の火事ではなく、万が一の不祥事の際に関連メールを迅速に確認する、などメールアーカイブが必要となる事態は企業規模を問わず明日にでもやってくる。そこで、満を持してArcserve UDP Archiving v6.0を発売することになった。

業務効率化につながる点が強み

 Arcserve UDP Archiving v6.0は、送受信したすべてのメールにあわせ過去からのメールも長期保管して監査や証拠開示の際にアクセスできることで、法規制や社内のコンプライアンスに対応。保存されたメールにアクセスしたユーザーやアクセス時間、実行されたアクティビティを追跡する監査ログなど、監査時に役立つ機能が搭載されている。

 導入やライセンス管理などシステム面での管理を担当し、アーカイブされたメールに一切アクセスできない「スーパー管理者」、アーカイブ状況の監視、保持ポリシーの設定、アクセス権などを管理し、監査人と従業員を作成、アーカイブされたメールに一切アクセスできない「管理者」、アーカイブされている全メールへアクセスでき、会社の記録としてエクスポートできる「監査人」、自身のメールに直接アクセスできる「従業員」など、役割ベースのアクセス制御で権限を明確に分けることで、不正な実行やアーカイブされたメールの改ざんを防止する。

 この製品の強みのひとつは業務効率の向上だ。過去のファイルや添付ファイルも簡単・迅速に検索できる。検索エンジンのような簡単なキーワードから、送受信者、件名、添付ファイルなど、詳細な条件による検索機能を搭載し、短時間で膨大なメールから必要なメールを探し出せる。

 「検索条件を保存できるため、定期監査や一定条件での証拠開示が必要な際に再利用して、すぐに結果を得ることができる。更に検索結果に付箋紙感覚でタグやメモを貼り付けることで、メールを独自に分類し、後で検索することも可能だ。
また、日々の業務で過去のメールを検索するのに半日かかってしまった、というような悩みを解決する。メールを紛失した場合は、管理者に依頼することなく従業員自身でリストアすることで時間短縮につながるほか、IT管理者が従業員のリストア要求から解放され、他の重要なタスクに集中できる」と、今井統括部長はアピールする。
 
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Arcserve UDP Archiving v6.0の検索画面
簡単なキーワードから、詳細な条件による検索、タグ付けやメモでの検索も可能

 このほか、メールをアーカイブすることでメールシステム上やローカルディスクにユーザーそれぞれが大量のメールを保管しておく必要がなくなるため、メールシステムのストレージ削減にも寄与する。さらに、提供形態が仮想アプライアンスであるため、インストールの手間を省き、オンプレミスの「VMware vSphere」「Microsoft Hyper-V」、クラウド上の「Amazon EC2」上に展開して運用を開始できる。日常の管理には、ほとんど手間がかからないのも特徴だ。

「高価」という悩みも解決

 政府が掲げていることを踏まえて多くの企業が働き方改革を模索しているなか、Arcserve UDP Archiving v6.0は顧客のIT管理者や社員の業務を効率化する製品というわけだが、加えて「高価」という悩みを解決している。例えば、100人規模の企業が導入する場合、ライセンスであれば1年で69万2000円(メンテナンス付き)、3年で88万8000円(同)、サブスクリプションであれば1年で30万5000円、3年で82万3000円などと設定している。

 現場のデスクワークを効率化して、生産性を高める取り組みが必須の昨今、Arcserve UDP Archiving を活用してみてはどうだろうか。
 
「働き方改善とメールアーカイブに関する意識調査」
http://www.seminar-reg.jp/bcn/survery_mailarchive