これまで軽視されがちだった現場の業務デジタル化――。しかし、新型コロナウイルスの影響による在宅勤務が続く中、今のままでは仕事がうまく回らなくなってきている。このような課題を解決できるのが、ネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」と業務アプリ作成ツール「AppSuite（アップスイート）」だ。画面への部品貼り付け・テンプレート活用・Excelシートの自動変換といった簡単な方法で、業務のデジタルトランスフォーメーション（DX）を実現する。

現場部門が自ら業務をDX化すればテレワーク時代にもビジネスは回る

　「コロナ禍で、『ウチは現場業務のデジタル化が遅れている』と気づかされた企業が多いのではないか」。ネオジャパンのマーケティング統括部プロダクトマーケティング担当課長の山田志貴氏は、こう問題提起する。

　「現場の部門は情報システム部が提供するITを使っているだけでいい」というような考えでDXを進めてきた企業の場合、現場は業務を自らの力でデジタル化しようとする意識が希薄になっている傾向が強い。現場で利用できるITツールも、「メール」「Excel」程度に限られているのが実情だ。

　このような状態で突然、在宅勤務が始まるとどうなるか。全社の業務システムについては自宅からのテレワークで運用できるとしても、例えば営業の案件管理など、現場の業務が回らなくなってしまうことは想像に難くない。これまで部門独自の業務は、紙やExcelを使って運用されていたからだ。Excelの表で管理している場合も、会社のPCのディスクに入ったままでは自宅から編集・参照することができない。

　「このような事態に陥るのを避けるには、各部門の業務をウェブにのせて、いつでもどこでも働ける環境を構築するのが適している」と山田氏。部門レベルで導入や運用ができるグループウェア「desknet's NEO」とカスタムメイド型業務アプリ作成ツール「AppSuite」を組み合わせれば、現場が自ら業務をデジタル化できるようになるという。
 
　二つのITツールのうち、“土台”に位置付けられているのが情報共有とコミュニケーションを実現するdesknet's NEOだ。パッケージ版に加えて、従業員がいつでもどこでも働ける環境を構築するためにクラウド版も提供している。

　desknet's NEOの導入と運用は、現場部門でも簡単にできる。「ユーザーと組織を登録し、その部門で使う機能を選ぶだけで、すぐに使えるようになる」と山田氏は説明する。機能については、スケジュール、ワークフロー、インフォメーション、ウェブメール、文書管理、電子会議室など27種類がそろっているため、働き方を在宅勤務に切り替えても仕事はうまく回るはずだ。

　もちろん、PCだけでなく、スマートフォンやタブレット端末でもdesknet's NEOは使える。
 

面倒なプログラミングなしで各部門の業務をデジタル化

　一方のAppSuiteは、desknet's NEOに業務アプリを組み込むための付加機能という位置付けだ。つまり、AppSuiteを使えば紙やExcelによる業務をアプリ化した上でdesknet's NEOのウェブポータルからいつでもどこでも実行できるようになるのである。

　しかも、AppSuiteでの業務アプリ作成は非常に容易だ。難解で面倒なプログラミングは不要。紙ベースで行われている業務の場合、現行帳票のレイアウトを参考にして、画面の上にマウスで“部品”を貼り付けていくだけだ。

　また、どの会社でも行われているような案件管理や発注稟議などの典型的な業務については、アプリライブラリに用意されているテンプレートがそのまま使える。さらに、すでにExcelで作られた管理表などがある場合は、CSVファイルに出力してからAppSuiteに取り込むと、データ入力画面と一覧画面が自動的に出来上がる。

　2017年に登場したAppSuiteは、すでに多くの企業・団体で現場の業務をデジタル化する目的で使われている。「企業だけでなく、省庁や地方自治体など、幅広く提供している」と山田氏は強調する。
 
　ある地方銀行は、これまで紙の帳票で行われていた行内業務をdesknet's NEOのワークフロー機能でデジタル化することによって、事務コストの大幅カットに成功したという。また、あるホテルでは、個々の担当者が持つExcelをアプリ化して業務の属人化を解消。館内にある数百の美術品もAppSuiteで管理し、定期的な在庫管理や展示替えにも活用している。

　顧客への販売を担当するITベンダーにとっても、desknet's NEO＋AppSuiteには魅力がある。山田氏は、「パートナー様からよく評価いただくのが、desknet's NEOの手離れの良さ。導入してすぐお客様に使い方を修得いただけるとともに、障害や不具合などのトラブルも少ない。これに加え、パートナー様にAppSuiteによるお客様の業務のデジタル化を請け負っていただければ、より多くの価値を継続的に提供いただけるようになる」という。クラウド主体のビジネスモデルが主流になりつつある今、AppSuiteは付加価値を高める最適な商材ということだ。

　また、販売促進の一環としてウェブセミナーも毎日開催されている。ITベンダーの参加も歓迎しており、山田氏は「お客様に提案する際のヒントになる情報が収集できるセミナーになっている」とアピールする。

　ウェブ会議ツールさえ導入すれば、当面の在宅勤務やテレワークは凌げるかもしれない。しかし、企業の成長には現場の業務をデジタル化することが必須だ。「desknet's NEOとAppSuiteの組み合わせなら、部門のDXを簡単に実現できる」山田氏は力を込める。