日立システムズ（柴原節男社長）は5月18日、みちのく盛岡広域連携都市圏（岩手県盛岡市、八幡平市、滝沢市、雫石町、岩手町、葛巻町、紫波町、矢巾町）が公共事業の入札への参加資格申請・受付業務の効率化を目的に、共同利用が可能な「CYDEEN 競争参加資格申請受付システム」とBPOサービスを日立システムズから導入したと発表した。


　岩手県盛岡市は、16年1月に連携中枢都市圏の形成にあたり、圏域の中心となる連携中枢都市が実施する「連携中枢都市宣言」を行い、みちのく盛岡広域連携都市圏を形成。周辺自治体の特徴ある取り組みと、広域圏の強みを生かしながら、連携してまちづくりを進め、経済の維持発展や住民の生活の質の向上を図っている。

　その共通課題の一つとして、事業者の入札参加資格登録業務がある。自治体では公共事業を担当する事業者を入札により決定しており、入札へ参加するためには自治体ごとに登録が必要となる。しかし、申し込みから審査、認定、登録のために、煩雑な事務処理が発生しており、事業者と自治体の両者にとって大きな負担となっていた。

　こうした背景から、日立システムズはみちのく盛岡広域連携都市圏に対し、公共事業の入札への参加資格申請・受付業務を電子化し、複数の自治体での共同利用が可能なCYDEEN 競争参加資格申請受付システムと、申請内容などの簡易審査までサポートする事務作業のBPOサービスを提案した。その結果、システム構築だけでなく、運用までトータルでサポート可能なことや自治体に特化したノウハウを生かしたBPOサービス、強固なセキュリティ体制などが評価され、採用に至った。

　CYDEEN 競争参加資格申請受付システムは、参加資格申請（新規・変更）の申請書類作成・申請受付をインターネット経由で行うシステムで、これまでに94団体への導入実績がある。同システムは、複数の自治体でのシステム共同利用にも対応しており、自治体ごとに実施していた入札参加資格申請受付業務を共通化することで、重複していた作業を統合し、自治体にかかる負担を大幅に低減することができる。さらに、事業者にとっても自治体ごとの個別申請手続きや、手書きによる申請書の作成が不要となり、効率的で円滑な申請が可能となる。

　また、自治体のバックオフィス業務では、業務知識はもとより、機微な情報を取り扱い、作業も煩雑なため、高いセキュリティ体制などが求められる。日立システムズではこれまで多くの自治体にさまざまなソリューションを提供してきたほか、子育て支援事業やマイナンバーを取り扱う業務をBPOサービスとして提供してきた。

　こうして蓄積された自治体に特化した経験や高いセキュリティを実現する運用ノウハウなどを生かし、今回、みちのく盛岡広域連携都市圏に対し、CYDEEN 競争参加資格申請受付システムと合わせて、事業者から申請された書類の記載内容のチェックや、不備があった際の返送、簡易審査など、人手が必要な諸作業をBPOサービスとして提供する。これにより、自治体は窓口業務から審査、認定、登録などの煩雑な事務処理業務にかかわる作業負荷の一部を軽減でき、その時間をその他の業務や、よりよいまちづくりのための検討や勉強会などといった住民サービス向上に充てることが可能となる。

　今後も、日立システムズは、みちのく盛岡広域連携都市圏の参加資格申請・受付業務の効率化を継続的に支援するほか、ニーズに応じてRPAやIoT、AIなどの最新技術やBPOサービスを活用することで、さらなる業務削減に貢献する。また、今回みちのく盛岡広域連携都市圏へのシステム構築、BPOサービス提供で得たノウハウを入札参加資格申請・受付業務に悩む他の自治体にも展開し、顧客の業務効率化を支援していく。