Sansanは1月13日、契約業務のオンライン化や契約書の一元管理を可能とするクラウドサービス「Contract One 」(コントラクトワン)の本格提供を開始した。紙、電子、PDFなど形式を問わず、契約書をデータベース化するとともに、契約書の印刷・製本、押印、郵送作業の代行も手掛ける。契約業務のデジタル化を支援して、作業負担の軽減を図るとともに、紛失をはじめとするリスクに対応する。新型コロナ禍や電子帳簿保存法の改正を契機に電子契約が広がる一方、紙との混在による管理の複雑化が課題となっており、同社の寺田親弘社長CEOは「電子契約が普及する中で残っていた『ラストワンピース』を埋めていく存在になる」と強調した。
(藤岡 堯)
 
寺田親弘 社長CEO

 Contract One は主に「スマート台帳」と「スマート判子」の2機能で構成する。スマート台帳は、あらゆるフォーマットの契約書をContract One側で一括受領した上でデータ化し、クラウド上に保存する。データ化された契約書は、改正電子帳簿保存法で定められた要件を満たした形で保存されるほか、契約情報の横断的な検索や契約書の関連付けも可能となる。電子契約に関しては、主要7社のサービスと機能連携している。

 スマート判子は、契約締結時に生じるさまざまなアナログ作業を代行する機能となる。ユーザー企業は契約に用いる印章をContract One側に預けることで、契約書の印刷・製本、押印、発送までを全てオンラインから指示・実行できる。受領する場合、契約書の内容をオンラインで確認し、Contract One側へ指示すると、押印と返送を代行してもらえる。

 同社によると、電子契約サービスは普及が進んでいるが、今なお主流は紙での契約であり、混在することによる管理業務の負担は大きくなっている。管理が不十分であると、過去の契約書を参照するために手間や時間がかかるだけでなく、紛失や確認漏れなどの人為ミスによる多重契約の締結、更新時期の見落としなど予期せぬトラブルが生じるケースもあるという。