飲食店検索サイト「ぐるなび上海」を中心に、飲食店の販促支援や飲食店経営者向け雑誌の発行、展示会の開催などを手がける咕嘟媽咪（上海）信息諮詢（ぐるなび上海、趙剛総経理）は、櫻楓天（上海）貿易（インフォテリアチャイナ、山崎将良総経理）のコンテンツ配信・管理ソフト「Handbook」を導入して、営業活動の効率化に成功した。趙総経理は、「今では『Handbook』は当社の営業活動に欠かせない存在」と、導入の成果を語る。

非効率な紙の営業資料

　ぐるなび上海の事業理念は、飲食店と消費者、生産者をつなぐことで、外食文化の発展に貢献すること。飲食店検索サイト「ぐるなび上海」の運営や、飲食業経営者向け雑誌の発行、飲食業界向け展示会の開催などの事業を手がけている。顧客のニーズに合わせて広告の出稿やイベントへの出展など、最適な解決策を提示する提案型営業のスタイルを採っている。

　「Handbook」の導入前は、顧客への提案に紙の営業資料を使用していた。しかし紙の資料は営業活動を非効率にしていた。まず、量が膨大であることだ。ぐるなび上海は商材の種類が豊富なうえ、中核商品の「ぐるなび上海」は飲食店の紹介ページが他媒体よりも詳細であることを強みとしており、営業に使うサンプル資料は1店舗につき複数種を用意していた。趙総経理は「営業担当者は最低でも提案先1社につき5～10種類の資料を持ち歩かなければならなかった。一日あたり20～30件の飛び込み営業も行っていたので、持ち歩く資料は100枚を超えていた」と当時を振り返る。

　また紙の場合、資料を忘れてしまう恐れがあった。商談の際に必要な資料がなければ、商機を逃す可能性もある。ぐるなび上海ではこれを防止するために、最低限必要な営業資料をパッケージ化して持ち歩くことを各営業担当者に義務づけていたものの、その資料は厚さ5cmを超えるほどの量で、営業担当者の負担になっていた。

　さらに、紙の営業資料には重大な欠陥があった。それは、情報をリアルタイムに更新できないということだ。例えば、ぐるなび上海は、毎年、飲食業界向けの展示会を開催しているが、「イベントの出展社の募集では、どのスペースにどの会社が出展するのかという情報が絶えず更新されていく。紙では、営業担当者が最新情報をリアルタイムに把握できず、確認に手間がかかって非効率だった」（趙総経理）のだ。ひとたび情報が更新されれば、以前の営業資料は使いものにならないので廃棄するが、このコストロスも問題だった。

　こうした紙資料の非効率性を払拭するために、ぐるなび上海は営業資料の電子化を目的にiPadを導入。営業活動の効率化を実現しようと試みた。しかし結果は失敗。紙は削減できたものの、「営業資料を画像として1枚ごとに保存していたので検索しにくい。またそれぞれのiPadに入っている画像は一元的に管理できないので、1台ごとに情報を更新する作業も大変だった」（趙総経理）。使い勝手が悪いうえ、リアルタイムの情報更新は実現できなかったのだ。

「Handbook」上位利用者が営業成績のNo.1に

　途方に暮れかけた矢先、ぐるなび上海は、コンテンツ配信・管理ソフト「Handbook」の提案を受けた。「Handbook」は、サーバー側でコンテンツを管理して、スマートデバイス向けに一斉に配信できるソフトウェア。サーバー側でコンテンツを更新すれば、端末側でも瞬時に最新のコンテンツを閲覧することができる。ぐるなび上海にとって、まさにうってつけの製品だった。

　導入後、すぐに顕著な効果が現れた。ぐるなび上海では、サーバー側で営業資料を更新した際に、メッセージアプリの「微信」と連携して、各営業担当者に更新情報を自動で通知する環境を整備。これによって、営業担当者は営業資料が更新されたことを迅速に把握して、常に最新の資料を使って顧客に提案できるようになったのだ。

　「Handbook」のコンテンツ管理を担当している強蓓妍・経営企画部高級経理総経理特別助理は、「UI（ユーザーインターフェース）がわかりやすくて使い勝手がいいうえ、コンテンツの配信先をグループ分けできる機能が役立っている」と語る。ぐるなび上海は、営業組織を五つのチームに細分化している。各チームに最適な資料を配信したり、各営業担当者がチーム内で情報を共有したりできるのだ。

　また、強総経理特別助理は、「資料を管理する負担も軽減できている」という。以前は情報を更新すると、資料を印刷し直す手間がかかっていたが、「Handbook」によって、営業資料を従来の5分の1に削減。印刷にかかる手間とコストの削減に成功している。

　さらに、管理者側では、「Handbook」の活用履歴を収集する機能を使って、各資料の活用度合いを測って新たな資料づくりに役立てたり、営業の行動を管理したりしている。強総経理特別助理は、「資料の活用履歴を分析して、興味深いことが判明した。『Handbook』を最も利用していた営業担当者が、No.1の成績を収めていた」と顔をほころばせる。「Handbook」を活用すれば、資料忘れで営業機会を失うことがないし、いつも最新の資料で提案できるので、案件獲得までのリードタイムを短縮することができる。営業担当者の成績の向上に直結しているのだ。

　「Handbook」の活用で、営業活動の効率化に成功したぐるなび上海。趙総経理は「これまでは画像を中心としたコンテンツで提案を行っていたが、今後は動画を用いたプレゼンテーションも実施したい」と構想を語る。「Handbook」は、今後もぐるなび上海の成長を支えていきそうだ。