日本ワムネットのソリューション営業部の大関直樹氏は、「在宅勤務だからわかった。テレワーク時代の『オンラインストレージ』活用法~請求書送付はどうあるべきか~」をテーマに講演した。

ソリューション営業部 大関直樹氏

 多くの企業がテレワークを余儀なくされたことで、その課題も浮き彫りになっている。そうした課題の一つが請求書とした。

 大関氏は、「例えば、『急に取引先から請求書をPDFで送ってほしいといわれた』『請求書が紙で誰もいないオフィスに届いている』など、請求書が送れない・受け取れないといった課題を抱えている企業が多い」という。今回の緊急事態宣言については何とか乗り切れたとしても、今後予想される第2波には最短でどう備えるかという危急の課題が迫る。

 その解決策として、日本ワムネットが提供するのが企業向けオンラインストレージ「GigaCC」の活用だ。大関氏は、「GigaCCは国内DCで運営し、総務省の指針に準拠する安全なクラウドサービス。GigaCCを活用すれば、従来の請求書発行作業を変えず、最短で請求書の送信業務を安全・確実な仕組みにできる」とした。

 まず、請求書の送付で用意するのは、PDF化された請求書、宛先メールアドレスとファイル名の一覧リスト、差し込み印刷用リストの三つで、具体的な手順も3ステップだ。事前に準備したそれぞれのファイルをGigaCCへアップロード、最後に送信ボタンをクリックして一斉送信するだけで済む。受信側には通知メールが届き、メール内に記載された受け取りURLにアクセスしてダウンロードしてもらう。もし、ダウンロードを忘れていても、相手先の受け取り状況の一覧をGigaCC内で確認することも可能。さらにRPAツールと組み合わせることで、受取状況を毎日Excelファイルで通知することもできる。導入済みの企業では、請求書の受け取り忘れによる支払い遅延を削減する効果も出始めているという。

 一方、請求書の受け取りでもGigaCCは大きなメリットを発揮する。受け取りには、自社専用の「クラウドポスト」を用意して取引先にURLを通知。アップロード画面に名前を記入してID、PW不要でアップロードしてもらうだけで済む。

 「月額2万2000円から利用でき、PDFファイルで月に1万枚相当分の送信が可能だ。切手代、封入作業コストと比較して大幅な節約ができる」という。

 最後に、大関氏はパートナーに向けて、「継続して利用してもらえるサービスであり、ユーザーを増やしていくことによって安定した収益が得ることが可能で、周辺サービスへの発展も期待できる。エンドユーザーへのサポートも当社が直接行うので、手離れも良い」とアピールした。