セッション4では、ピー・シー・エー（PCA）の事業戦略部プロダクトマーケティングセンターの金澤麻由・主任が「請求書を安く・かんたんに電子化する方法」をテーマに講演。請求書電子化の背景と受領側の最新ニーズから、電子配信サービス「PCA Hub 取引明細」を活用した導入プロセスまで、電子化のメリットを交えて解説した。


　まず金澤氏は「電子配信は何のため、誰のために行うのか」と問いかけた。企業は取引先が紙を望んでいると思い込みがちだが、PCAの調査では「電子で受け取りたい」企業が70％に上り、「紙で受け取りたい」は14％にとどまった。金澤氏は「取引先は電子に対応できないと思い込んでいるだけで、実際は電子化を強く望んでいる」と指摘し、電子化は顧客の要望に応える重要な施策であると強調した。

　障壁と考えられがちな「取引先への打診」では、電子化を案内すると実に92％の企業が受け入れてくれるというPCAの調査データを示して、過度な心配は不要と述べた。PCAでは案内状のテンプレート機能なども提供しており、スムーズな移行に向けてハードルを下げる工夫をしている。

　電子化によるメリットとしては「コスト削減」と「業務負担の削減」を挙げる。紙の請求書発行には、用紙や切手代といったコストに加え、印刷、仕分け、三つ折り、封入などの手作業に伴う多大な人件費が隠れている。昨今の郵便料金の値上げや、配達日数がかかるのも課題だ。「システム化で手作業の工程をわずか2ステップに削減できる」とし、PCA Hub 取引明細の導入により、月に100件程度を発行する企業では年間約16万7000円、月に500件発行する企業では年間約84万円ものコスト削減が可能とのシミュレーションを示した。

　金澤氏は「手紙がメールに変わったように、請求書も遅かれ早かれ電子が主流になっていく。今やるか、後でやるかの違いであれば、早めに電子化を検討して、多くのメリットを享受していただきたい」と語った。

　PCA Hub 取引明細は、「リーズナブルな価格」「サポートに自信」「シンプルな画面」の3点を特徴とする。月額50件からのスモールスタートが可能で、1件あたり99円からと配信コストも安価な設定になっている。販売管理業務に精通したコールセンターのオペレーター、導入から配信までの説明動画、AIチャットボットによる24時間対応など、充実したサポート体制も大きな強みだ。

　システム画面を用いたデモでは、CSVやPDFをアップロードし、配信ボタンを押すだけの操作を実演した。受領側もメールのリンクからワンタイムパスワードを利用して安全に取得できる。不正アクセスの防止、アクセスログの記録、通信・ファイルの暗号化などセキュリティー面も万全で、ITスキルに不安がある企業でも簡単に利用できる仕組みになっているとアピールした。