ピー・シー・エー（PCA）は、自社の経理部門で「PCAクラウド 会計 hyper」を活用し、実際に製品を利用しているPCA経理部の担当者へのインタビューを通じて、導入による業務の変化や活用方法、便利な機能などを紹介する記事を公開した。

　PCAクラウド 会計 hyperは、中堅企業の経理部門の負担を軽減できるクラウド会計ソフト。PCAでは、自社経理部の業務で実際に利用することで、導入前後で現場の業務がどのように変化したのか、どのような点で業務効率化を実感できるのかを、利用者の視点から検証している。今回のインタビューでは、従来利用していた「PCAクラウド 会計」からPCAクラウド 会計 hyperへ移行したPCA経理部の担当者が感じている、実際の業務での活用ポイント、その効果や便利な機能などを紹介している。

　PCA経理部では、これまで取引先への未払金や社員への経費精算分の支払いを管理するため、取引先名や社員名を補助科目として設定していた。数が増えるにつれて補助科目が1000個を超え、支払方法の管理も複雑になっていた。PCAクラウド 会計 hyperへの移行後は、「取引先マスター」を活用することで支払先情報を補助科目とは分けて管理できるようになり、「支払先」と「支払種別」の情報を整理した。さらに「取引先一覧表」を使うことで、未払金残高や支払漏れも一目で確認できるようになった。用途に応じて補助科目を整理した結果、1000個を超えていた補助科目を10個程度まで削減し、会計データの整理と経理担当者の業務負担軽減につながった。

　経理業務では、他のシステムやExcelなどで管理しているデータを会計システムへ取り込む作業が発生する。PCA経理部では、PCAクラウド 会計 hyperの「汎用データ受入」を活用し、Excelや他システムから出力したデータを会計データとして取り込んでいる。あらかじめデータの項目をひも付けてパターン登録しておくことで、次回以降は同じ設定を繰り返す必要がなく、定期的なデータ受け入れを効率化する。入力・取り込み作業にかかる負担の軽減につながった。

　また、経理業務では、入力したデータの確認や、月次・期末などの残高確認など、正確性を確保するためのチェックが欠かせない。PCA経理部では、「月次推移表」や「取引先残高一覧表」「月次予算実績比較表」などの帳票を活用し、日々の会計データを確認している。さらに、監査機能は、残高や発生額の異常な増減、桁数の違い、税区分の違いなど設定した条件に基づいて異常を自動で検出するため、目視だけに頼らない確認を可能にし、業務効率化とミスの防止につなげている。

　なお、今回公開したインタビューでは、これらの活用方法に加え、仕訳検索やバックアップ機能、入力時の便利な操作方法など、PCA経理部が実際の業務で活用している機能や工夫についても詳しく紹介している。