【SMB向けビジネスの必須科目11】連載『SMB向けビジネスの必須科目』では、全国のSIerやIT販社が、ユーザー企業の変革をビジネスパートナーとして支えるために抑えておくべきビジネスやITのトレンドを「キーワード解説」の形で紹介していく。第11回は、新型コロナウイルス感染拡大防止のため需要が急増している「Web会議システム」を紹介する。

「Web会議」

　Web会議システムはソフトウェアベースで、インターネット接続とカメラ内蔵型のPCがあればすぐ導入でき、どこでも利用できる。働き方改革や従業員の安全確保という観点から、個人がリモートワークを実施するにあたり、ビジネスチャットとともにコミュニケーション／コラボレーションために必要なツールとして注目されている。

　昨今の活用形態としては、リモートワークの社員間を繋いで打ち合わせや会議を行うだけでなく、セミナーや企業説明会での活用、顧客との打ち合わせや営業活動もWeb会議上で行う動きが加速している。もちろん、機材を整えれば複数対複数のテレビ会議的な使い方もできる。

　システム導入の形としてはオンプレ型とクラウド型があり、音声と映像をやりとりするシンプルなものからチャット、テレビ会議もできるものまで、多くのサービスがある。導入の際には、初めて使用する社員でも使いやすい設計か、資料の表示や共有は簡単に行えるか、同時接続人数は何人か、社外ユーザーの参加は可能か、セキュリティ対策は充分かなど検討すべき項目がある。

　現在は期間限定の無償提供のものを含めて無料版のあるサービスが多いので、SI会社や販社が自社ビジネスに繋げるのであれば、まずは実際に使ってみて評価し、必要な機能を検討するとともに、運用にあたって注意すべき部分を抽出して対処方法をリストアップしておく。

　Web会議には、繋がらない、聞こえない、うるさい、見えない、置き去りになるなどのトラブルが必ず発生するものなので、まずは高品質なツールを見極め、その上でできるだけ事前に対処法を顧客に提示できるようにしておくべきである。

　それにより、音質を改善するためのヘッドセットや高品質なマイクスピーカーなど、Web会議システムの導入に合わせて提案できる商材も見えてくる。ほかにも、画面上の資料に直接書き込むためのペンタブレットや、在宅や煩雑な社内で活用するにあたって、背景を隠せるタペストリーや自立式バナーなどもニーズが高いと思われる。
　長期的に見れば、十分なスペックとセキュリティ要件を満たしたノートPCやWi-Fiルーターなどの環境整備、または仮想デスクトップへの移行という提案も有効となる。

　Web会議を導入する動機が非常時における緊急対応であったとしても、有効活用できればむしろ生産性は向上する。すべての業種でという訳ではないが、近い将来、Web会議システムは企業活動に必須な業務アプリケーションの一機能と認識されているはずである。