Dropbox Japanは11月18日、コラボレーションのためのワークスペースである「Dropbox Spaces」の次世代製品「Dropbox Spaces 2.0」を発表し、プライベートベータ版として公開した。同時に情報整理や共同作業、場所を問わない安全な作業を可能にする複数の新機能も公開した。

バーチャルワークスペース「Dropbox Spaces 2.0」のプライベートベータ版

 Dropbox Spaces 2.0では、昨年策定されたDropbox Spacesのビジョンに従い、チーム作業の効率化、日々の作業の優先順位付け、仕事を円滑に進めるためのチーム連携が可能となった。Dropbox Spacesは当初、進化した共有フォルダーとして導入されたが、現在ではプロジェクトの開始から完了まで、社内外の相手との共同作業を可能にする独立した製品となっている。Dropboxの共同作業機能をすべて1カ所に集約しており、チームが共同でプロジェクトを管理することができる。

 具体的には、プロジェクトSpaceを作成して、社内チーム、外部クライアント、コンテンツ、タイムライン、プロジェクトタスクを1カ所に集約、整理できる。進捗状況を直感的に把握できる環境でプロジェクトを円滑に進めながらチームでアイデアを出し合い、共同作業を行うことが可能となる。

 タスク機能では、やるべきことに優先順位を付けてプロジェクトを円滑に進めることができる。複数のプロジェクトにわたるタスクの作成、管理、割り当て、コメント入力が可能。関連するタスクにプロジェクトファイルを添付して、自分分だけのTo-doリストを管理できる。

 コンテンツ機能では、関連するプロジェクト情報をすばやく検索、追加、管理することができる。Dropbox Spacesにファイル(従来のファイル形式やGoogleドキュメントなどのクラウドコンテンツなど)を簡単に直接追加でき、プロジェクト全体からファイルを検索できる。

 ミーティング機能では、Dropbox Spacesから簡単に会議への参加、開催、フォローアップが可能。議題、アクションアイテム、参加者などの重要な情報をカスタマイズ可能な会議用テンプレートにまとめ、議事録をプロジェクトSpaceに直接追加することができる。議事録はカレンダーの招待に自動で同期されるため、全員が常に同じ情報を共有できる。

 アップデート機能では、共有されたチームビューで、作業中のプロジェクトやプロジェクトの更新情報を把握できる。最新情報フィードの投稿にファイルを添付し、コメントにテキスト、絵文字、ファイルリンクなどで返信ができる。

 あわせて、チームが作業を円滑に進められるよう、Dropbox Businessについて複数の機能を強化した。主な機能強化として、Dropbox App Centerに30を超える新しいアプリを追加し、Dropboxパートナーが提供する70以上の優れたツールを選択して連携できるようになった。さらに、新しい拡張機能により、企業のブランドイメージ確立をサポートするとともに、チームメンバーが管理者の許可を受けてブランドをカスタマイズできるようになった。

 このほか、共有したデータへのアクセス状況を追跡できる機能、重要な共有フォルダーのアクティビティを常に把握できるフォロー機能、パソコンの自動バックアップ機能、1つの安全な場所にパスワードを保管するDropbox Passwords(ベータ版)などを提供する。

 また、HelloSignではドキュメントのアップロード、書類の準備、署名依頼の手順がわかりやすく示された新しいワークフロー体験をすべてのユーザーに提供している。今回の改善によって、重要な契約書への電子署名依頼をより簡単に完了できるようになり、企業の「脱ハンコ」による生産性向上を支援する。

 なお、Dropboxでは、複雑なリモート環境を管理しつつ社員のプライバシーとセキュリティを維持できるよう、複数の新しいセキュリティ機能も発表した。主な機能は、アラートと通知、データ分類、チーム外共有レポート、データ保持機能など。