働き方改革の第一歩は、現状を把握するため、業務の棚卸をすることだといいます。ここでポイントとなるのは、真っ先に思いつくような重要な業務ではなく、あまり時間がかからないと思っている小さい業務かもしれません

 例えば、私は仕事がら、プレスリリースや会見案内など、たくさんのメールを頂きます。その数は一日に数百通。こまめに確認している時が気が付きませんでしたが、効率を重視して一日一回だけ確認するようにしたら、30~40分ぐらいかかることがわかりました。

 とある会社が、来客対応時間を測定したそうです。受付からの電話を受け、お客様をミーティングルームまで案内する。5分もかからないような業務ですが、年間で見ると約230時間にもなったそうです。今は案内ロボットを導入することで来客対応時間を減少していますが、まさに塵も積もれば……ですね。(山下彰子)