英語の「work flow」を日本語に直訳すれば、「作業/業務の流れ」となる。ワークフローシステムとは、稟議書や交通費精算、休暇・出張届けといったビジネスの手続きの処理手順をルール化し、ネットワーク上で業務の流れを自動化する仕組みを指している。グループウェア機能の一つとして提供されることが多い。

　ワークフローシステムは、組織内のあらゆる手続きに使う書類を電子データ化し、決まったルールに基づいて、手続きの処理を自動的に行うもの。複数の部門や人が関わるワークフローを標準化することによって、業務を円滑にすることを目指している。例えば、出張を申請する場合は、出張期間や宿泊先、交通機関、必要な費用などの情報をシステムに入力する。入力したデータは、出張申請の決裁権をもつ上長や管理部門の人がシステム上で閲覧することができ、申請を決裁したり、データを管理したりすることが可能になる。

　ワークフローシステムを活用することによって、業務のペーパーレス化をはじめとして、意思決定の迅速化や作業時間の短縮を図ることができる。

　とくに、各部署が物理的に離れている大手企業では、ワークフローシステムが業務の改善・効率化に有効なツールとなる。

　ワークフローシステムを提供する形態には、ERP（統合基幹業務）系と、グループウェア系の二つがある。高額なERP系ワークフローシステムは、主にその会社の事業のコアとなるビジネスプロセスを処理するために使われる。一方、中堅・中小企業でも導入しやすいグループウェア系ワークフローシステムは、交通費精算など小規模なものに使うことが多い。